Tin công nghệ

Bảo mật máy in văn phòng 2026: rủi ro bị bỏ quên và cách xử lý

Posted on by superadmin

Trong khi doanh nghiệp đầu tư nhiều vào tường lửa, phần mềm diệt virus và bảo mật email, chiếc máy in ở góc văn phòng thường bị bỏ quên. Thực tế, máy in đa năng hiện đại là một máy tính thu nhỏ: có hệ điều hành, ổ lưu trữ, kết nối mạng và Wi-Fi. Báo cáo mới nhất của Quocirca cho thấy đây đang là lỗ hổng đáng lo ngại.

Những con số đáng chú ý

Báo cáo Print Security Landscape 2026 của Quocirca, công bố cuối tháng 7/2026, khảo sát các tổ chức tại Anh, Pháp, Đức và Mỹ:

  • 67% tổ chức từng gặp ít nhất một sự cố mất dữ liệu liên quan đến in ấn trong năm qua, tăng so với 56% năm 2025.
  • 43% gặp nhiều hơn một sự cố.
  • Chi phí trung bình mỗi vụ vào khoảng 1 triệu bảng Anh, tăng từ khoảng 820.000 bảng năm trước.
  • 80% vẫn phụ thuộc vào in ấn cho các quy trình quan trọng.
  • 64% dùng hệ thống máy in nhiều hãng lẫn lộn, và nhóm này ghi nhận nhiều sự cố hơn.
  • Hơn một nửa lo ngại kẻ tấn công dùng AI để tạo ra các đòn tấn công vào máy in tinh vi hơn.

Dù khảo sát ở thị trường phương Tây, các rủi ro này hoàn toàn giống với văn phòng tại Việt Nam.

Máy in bị tấn công bằng cách nào?

Firmware không được cập nhật

Máy in hiếm khi nằm trong lịch vá lỗi của IT. Nhiều máy chạy firmware từ ngày mua, hoặc là đời máy đã hết hỗ trợ, không còn bản vá.

Mật khẩu mặc định

Trang quản trị web của máy in thường để nguyên mật khẩu nhà sản xuất, ai trong mạng cũng có thể truy cập và thay đổi cấu hình, xem lịch sử hay chuyển tiếp bản scan.

Dữ liệu lưu trên máy

Máy in đa năng lưu bản sao lệnh in, scan, fax trên ổ cứng hoặc bộ nhớ trong. Khi thanh lý hoặc trả máy thuê mà không xóa, dữ liệu như hợp đồng, bảng lương có thể bị khôi phục.

Cửa ngõ vào mạng nội bộ

Một máy in bị chiếm quyền có thể làm bàn đạp để tấn công các máy tính khác trong cùng mạng.

Tài liệu bỏ quên ở khay

Rủi ro đơn giản nhất nhưng phổ biến nhất: tài liệu nhạy cảm nằm trên khay giấy cho bất kỳ ai cầm đi.

Chọn máy in: laser hay in phun bình mực?

Cùng với bảo mật, chi phí vận hành cũng là yếu tố quyết định. Xu hướng hiện nay:

  • Máy in phun bình mực (ink tank): chi phí mỗi trang rất thấp, đặc biệt khi in màu; tiêu thụ điện ít vì không cần sấy nhiệt. Phù hợp văn phòng nhỏ, in màu nhiều, sản lượng vừa phải. Nhược điểm là tốc độ thấp hơn và đầu phun có thể bị khô nếu lâu không in.
  • Máy in laser: nhanh, ổn định, chữ sắc nét, phù hợp in đen trắng khối lượng lớn như hóa đơn, chứng từ. Dòng doanh nghiệp thường có nhiều tính năng bảo mật và quản trị tập trung hơn.

Với văn phòng in nhiều tài liệu nội bộ đen trắng, laser vẫn là lựa chọn chính. Với bộ phận marketing, bán hàng cần in màu, máy in phun bình mực dòng doanh nghiệp là phương án tiết kiệm.

Checklist bảo mật máy in cho văn phòng

  • Kiểm kê: lập danh sách tất cả máy in, kể cả máy cá nhân nhân viên tự mang đến.
  • Đổi mật khẩu quản trị mặc định, tắt các giao thức và dịch vụ không dùng (FTP, Telnet, Wi-Fi Direct nếu không cần).
  • Cập nhật firmware định kỳ, đưa máy in vào lịch vá lỗi chung.
  • Tách mạng: đặt máy in ở VLAN riêng, chỉ cho phép máy tính cần thiết truy cập.
  • In bảo mật (secure print/pull print): người dùng phải xác thực bằng mã PIN hoặc thẻ tại máy mới nhận được bản in.
  • Mã hóa và xóa dữ liệu: bật mã hóa ổ lưu trữ nếu máy hỗ trợ; xóa sạch trước khi thanh lý hoặc trả máy.
  • Hạn chế scan ra email ngoài, giới hạn danh bạ nhận.
  • Thống nhất hãng và dòng máy khi có thể để quản lý firmware dễ hơn.
  • Thay máy đã hết hỗ trợ bảo mật từ hãng.

Doanh nghiệp nên làm gì?

Hãy coi máy in như một thiết bị đầu cuối trong mạng, có kế hoạch cập nhật và quản lý tương tự máy tính. Với văn phòng có nhiều máy in, dịch vụ quản lý in ấn tập trung có thể giúp giảm chi phí và rủi ro. DTIC có thể hỗ trợ khảo sát hệ thống in hiện tại, tư vấn chọn máy laser hoặc in phun bình mực phù hợp và cấu hình bảo mật cơ bản.

Nguồn tham khảo