Tin công nghệ

Hóa đơn điện tử từ 1/7/2026: điểm mới của Nghị định 254/2026

Posted on by superadmin

Khung quy định mới về hóa đơn, chứng từ điện tử

Ngày 30/6/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn, chứng từ điện tử. Cùng với Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, theo tổng hợp của Crowe Việt Nam, các văn bản này áp dụng từ 1/7/2026 và thay thế hệ thống quy định về hóa đơn, chứng từ trước đó. Sau hơn ba tháng thực hiện, nhiều kế toán và chủ hộ kinh doanh vẫn cần thời gian làm quen với các thay đổi.

Bài viết tóm tắt những điểm mới có ảnh hưởng nhiều nhất đến doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi ý kiến cơ quan thuế khi áp dụng cụ thể.

Những thay đổi nổi bật

Hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ đồng dùng hóa đơn từ máy tính tiền

Hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Doanh nghiệp đã đăng ký hóa đơn điện tử và bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng không phải đăng ký thêm loại hóa đơn từ máy tính tiền.

Thông tin người mua là người tiêu dùng

Nếu người tiêu dùng cung cấp số định danh cá nhân, hóa đơn phải ghi thông tin này; nếu không, hóa đơn ghi rõ là bán cho người tiêu dùng. Lưu ý rằng hóa đơn thiếu thông tin người mua sẽ không được dùng để hạch toán chi phí hay quyết toán thuế. Vì vậy nhân viên mua hàng cho công ty cần nhớ cung cấp đầy đủ thông tin doanh nghiệp khi lấy hóa đơn.

Định nghĩa hóa đơn hợp pháp linh hoạt hơn

Quy định mới bỏ yêu cầu hóa đơn phải có “đầy đủ” nội dung mới được coi là hợp pháp. Thiếu một nội dung bắt buộc không còn tự động bị coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp, giúp giảm rủi ro bị loại chi phí vì lỗi nhỏ.

Xử lý hóa đơn sai đơn giản hơn

Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác mà không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hay hàng hóa, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và gửi mẫu thông báo sai sót cho cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn.

Thời hạn chuyển dữ liệu và xử lý sự cố

  • Hóa đơn từ máy tính tiền có mã phải chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế trong ngày.
  • Một số dịch vụ cần đối soát dữ liệu được lập hóa đơn chậm trong vòng 7 ngày.
  • Khi gặp sự cố hệ thống hoặc bất khả kháng, người bán có 3 ngày làm việc sau khi khắc phục để lập hóa đơn hoặc truyền dữ liệu mà không bị coi là vi phạm.
  • Giao dịch ban đêm không có phần mềm tự động được lập hóa đơn vào ngày làm việc kế tiếp.

Hóa đơn giấy và biên lai giấy

Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng từ 1/7/2026. Biên lai giấy được dùng đến hết 31/12/2026; từ 1/1/2027 phải chuyển hoàn toàn sang biên lai điện tử.

Thương mại điện tử và vận tải

Người bán trên sàn thương mại điện tử có thể yêu cầu nền tảng cung cấp thông tin để lập hóa đơn. Dịch vụ vận tải đường bộ trong nước phải thể hiện biển số xe và hành trình trên hóa đơn, trừ một số trường hợp vận tải theo hợp đồng tuyến cố định.

Vai trò của chữ ký số và hạ tầng IT

Hóa đơn điện tử chỉ vận hành trơn tru khi hạ tầng phía sau ổn định. Doanh nghiệp cần lưu ý:

  • Chữ ký số còn hạn và được gia hạn trước khi hết hiệu lực, tránh gián đoạn xuất hóa đơn.
  • Máy tính kế toán chạy hệ điều hành còn được hỗ trợ, có phần mềm bảo mật và trình duyệt cập nhật.
  • Kết nối Internet dự phòng để không lỡ thời hạn chuyển dữ liệu trong ngày, đặc biệt với cửa hàng dùng máy tính tiền.
  • Sao lưu dữ liệu hóa đơn và chứng từ theo thời hạn lưu trữ kế toán.
  • Phân quyền tài khoản trên phần mềm hóa đơn, bật xác thực đa yếu tố nếu nhà cung cấp hỗ trợ.

Danh sách việc cần làm

  • Xác định doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh thuộc nhóm hóa đơn nào theo quy định mới.
  • Cập nhật phần mềm hóa đơn lên phiên bản hỗ trợ Nghị định 254 và Thông tư 91.
  • Rà soát quy trình thu thập thông tin người mua tại quầy bán hàng.
  • Cập nhật quy trình xử lý hóa đơn sai sót theo mẫu mới.
  • Hủy hóa đơn đặt in còn tồn, lên kế hoạch chuyển biên lai giấy trước 31/12/2026.

Doanh nghiệp nên làm gì?

Bên cạnh phần nghiệp vụ thuế, hãy kiểm tra lại máy tính kế toán, máy in hóa đơn, máy tính tiền và đường truyền. DTIC có thể tư vấn, cung cấp thiết bị và phần mềm có bản quyền giúp bộ phận kế toán vận hành hóa đơn điện tử ổn định.

Nguồn tham khảo